KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych oraz o przysługujących Państwu prawach z tym związanych.

Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych jest firma Polysphere sp. z o.o. ul. Młynarska 2, 97–300 Piotrków Trybunalski. Biuro obsługi: ul. Młynarska 2, 97-300 Piotrków Trybunalski

Jeśli macie Państwo pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Państwa danych osobowych w naszej jednostce, praw Państwu przysługujących prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, którym jest Pan Marcin Tynda za pośrednictwem adresu e-mail: iod@efigo.pl.

Informujemy, że przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie obowiązujących przepisów prawa, zawartych umów oraz na podstawie udzielonej przez Państwa zgody.

W wybranych przypadkach będziemy zmuszeni wykonać kopię dowodu tożsamości aby spełnić wymagania urzędów, które nakładają na nas obowiązek przedkładania takich kopii przed zatrudnieniem.

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu/celach:

• wypełnienia obowiązków prawnych na nas ciążących,
• realizacji umów zawartych z kontrahentami,
• w pozostałych przypadkach Państwa dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody.

W związku z przetwarzaniem danych w celach, o których mowa w pkt 3 i 4 odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być:

• organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
• inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z naszą jednostką przetwarzają dane osobowe dla których jesteśmy Administratorem Danych Osobowych.

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt 3 i 4, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługują Państwu następujące uprawnienia:

• prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych,
• prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku, gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo do żądania usunięcia danych osobowych (zwane również prawem do bycia zapomnianym), w przypadku gdy:
  • dane nie są już niezbędne do celów, dla których dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
  • osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,
  • osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą przetwarzania danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych,
  • dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
  • dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa,
• prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w przypadku, gdy:
  • osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych,
  • przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
  • Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
  • osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
• prawo do przenoszenia danych – w przypadku, gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:
  • przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę,
  • przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadku, gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:
  • zaistnieją przyczyny związane z Państwa szczególną sytuacją, w przypadku przetwarzania danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora,
  • przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności, gdy osoba której dane dotyczą jest dzieckiem.

W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Państwa zgody osoby na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit a RODO), przysługuje Państwu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, z obowiązującym prawem.

W przypadku podejrzenia o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych w naszej jednostce Państwa danych osobowych, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych nie odbywa się na podstawie obowiązujących przepisów prawa przekazanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne.

Podanie przez Państwa danych osobowych jest obowiązkowe, w sytuacji, gdy przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub zawarta między stronami umowa.

Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.

Czym jest RODO?

Ochrona danych osobowych zgodnie z RODO jest dla nas bardzo ważna, ponieważ dotyczy wszystkich osób fizycznych, całych rodzin, dzieci.

Z dniem 25 maja 2018 r. zaczęło obowiązywać unijne rozporządzenie o ochrony danych osobowych – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”).

Wyjaśnienia w niniejszym dokumencie mają pomóc w identyfikacji i zrozumieniu praw w zakresie przetwarzania Państwa danych osobowych i mają charakter informacyjny.

Jak można skorzystać z przysługujących praw?

• Możecie Państwo skontaktować się z naszym pracownikiem, który prowadzi Państwa sprawę lub jest zaangażowany w wykonywanie czynności przetwarzania Państwa danych.
• Zadzwonić na nasz numer ogólny, gdzie zostaniecie Państwo poinformowani o dalszych krokach.
• Przesłać Państwa prośbę pocztą elektroniczną na adres naszego Inspektora Ochrony Danych. W przypadku korespondencji elektronicznej będziemy zobowiązani potwierdzić Państwa tożsamość przed wykonaniem jakichkolwiek czynności.
• Przesłać Państwa prośbę pocztą tradycyjną na nasz adres.

Kim jest administrator danych osobowych (ADO)

Administrator danych to podmiot decydujący o celach i sposobach ich przetwarzania. W niektórych przypadkach to przepisy prawa wskazują kto jest administratorem danych.

Kim jest podmiot przetwarzający?

Podmiot przetwarzający oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora (art. 4 pkt. 8 RODO).

Czym jest przetwarzanie danych osobowych?

Zgodnie z art. 4 pkt. 7 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych RODO przetwarzanie danych oznacza „operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie”.

Co daje podstawę do przetwarzania danych osobowych?

Przetwarzanie danych osobowych musi być przede wszystkim zgodne z prawem, a dzieje się tak, gdy opiera się co najmniej jednej z poniższych przesłanek:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów (Artykuł 6 pkt. 1 lit. a RODO),
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (Artykuł 6 pkt. 1 lit. b RODO),
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (Artykuł 6 pkt. 1 lit. c RODO),
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej (Artykuł 6 pkt. 1 lit. d RODO),
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (Artykuł 6 pkt. 1 lit. e RODO),
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności, gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem (Artykuł 6 pkt. 1 lit. f RODO).

Jaki jest cel przetwarzania danych osobowych?

Państwa dane osobowe przetwarzamy w celu wydawania decyzji, kontaktu, informowania o podejmowanych czynnościach, prowadzenia korespondencji i wielu innych celach, zawsze zgodnie z prawem.

Celem przetwarzania należących do Państwa danych osobowych jest wykonywanie nałożonych na Administratora Danych Osobowych obowiązków wynikających z przepisów prawa, dla których przetwarzanie jest niezbędne.

Jak długo przetwarzamy Państwa dane?

Okres przetwarzania (identyfikowany również z przechowywaniem) wynika bezpośrednio z przepisów prawa i jest powiązany z kategorią archiwalną przypisaną do określonego zbioru dokumentów. Możemy wybrane dane przetwarzać 5, 10, 15 lub nawet 50 lat. Wybrane dane będą przetwarzane wieczyście, czyli nigdy nie zostaną zniszczone. Takie dane oznaczane są literą A, co oznacza kategorię archiwalną.

Komu przekazujemy Państwa dane?

Państwa dane osobowe są ujawniane wyłącznie w uzasadnionych okolicznościach oraz wyłącznie na wniosek uprawnionych do tego podmiotów. Dokładamy wszelkich starań by chronić Państwa prywatność oraz zachować szczególną higienę podczas przekazywania danych.

Dane zostaną przez nas ujawniane na podstawie obowiązujących przepisów prawa na wniosek Policji, Prokuratury, Sądu oraz służb posiadających stosowne uprawniania.

Państwa dane osobowe przekażemy również innym urzędom lub instytucjom publiczny na wyraźny wniosek mający odzwierciedlenie w przepisach prawa (czytelną i jednoznaczną podstawę prawną).

Jeżeli wyrazicie Państwo zgodę na przekazanie przez nas Państwa danych osobowych wykonamy to zgodnie z treścią zgody.

Państwa dane osobowe zostaną przekazane również podmiotom świadczącym dla nas usługi np.:

• zewnętrzna firma informatyczna dostarczająca i świadcząca usługi wsparcia dla nas,
• zewnętrzna kancelaria prawna,
• zewnętrzne podmioty świadczące usługi niszczenia danych,
• zewnętrzny podmiot realizujący usługi na Państwa rzecz.

Prawa, które przysługują osobom fizycznym, których dane osobowe przetwarzamy

Prawo dostępu do swoich danych: Macie Państwo prawo dostępu do informacji czy Państwa dane są przez nas przetwarzane, jakie dane, w jakim celu, o odbiorcach, skąd mamy dane та okresie przetwarzania.

Prawo do ograniczenia przetwarzania Państwa danych: Można skorzystać z tego prawa, jeśli uważacie Państwo, że przetwarzamy dane w nieprawidłowy sposób lub dane są nieprawidłowe.

Prawo do poprawy danych: Jeśli Państwa dane są nieprawidłowe lub niepełne mają Państwo prawo do żądania ich poprawienia.

Prawo do usunięcia danych (do bycia zapomnianym)

UWAGA: ponieważ zdecydowaną większość Państwa danych osobowych przetwarzamy na podstawie przepisów prawa, a nie na podstawie Państwa zgody nie będziemy mogli usunąć Państwa danych na żądanie. Usunięcie skutkowałoby naruszeniem przez nas wielu innych przepisów prawa.

Prawo do sprzeciwu

Macie Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw dotyczący przetwarzania Waszych danych osobowych, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją.

Prawo do przeniesienia danych

Prawo dotyczy jedynie danych, które zostały dostarczone bezpośrednio przez Państwa i są przetwarzane w sposób zautomatyzowany.

Wycofanie zgody do przetwarzania danych osobowych

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, macie Państwo prawo wycofać tę zgodę w każdym momencie.

Prawo do złożenia skargi

Macie Państwo prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Więcej informacji на https://uodo.gov.pl/